نکاتی مهم در مدیریت پروژه ها

در بخش قبل مقدمه ای کلی را در مورد مدیریت پروژه ها خدمت شما ارائه کردم. خوب برویم سراغ بخش دوم؛ در این بخش می خواهیم با مبانی مدیریت پروژه های کوچک آشنا شویم. هر چند مبانی مدیریت پروژه ترجیح می دهد که از مفاهیم پروژه های بزرگ شروع کنیم با این حال دانستنی های پروژه های کوچکتر برای ما مفید تر خواهند بود:

مطالب این بخش عمدتا از کتاب مدیریت پروژه برای پروژه های کوچک نوشته راو اف ساندرا و ترجمه محسن ذکایی آشتیانی نوشته شده اند. این منبع یکی از استارتر های مدیریت پروژه های کوچک و یکی از منابع مفید در این زمینه است. این کتاب بسیار مختصر بوده و مطالعه  آن را به همه دوستان پیشنهاد می کنم.

تعریف پروژه کوچک
اگر پروژه ای دارای خصوصیت های زیر باشد آن را کوچک می دانیم: (این اعداد نسبی هستند و جهت ایجاد کمیت ذهنی نوشته شده اند تا عملا حسی از این پروژه ها در ذهن ما شکل بگیرد)

1-    زمان آن کوتاه است .
2-    اعضای تیم کمتر از 10 نفرند.
3-    با اندکی از حوزه های مهارتی در ارتباط است .
4-    یک هدف با یک راه حل دارد.(براحتی قابل وصول است)
5-    از محدوده تعریف شده دقیقی برخوردار است.
6-     از یک واحد تجاری تأثیر می پذیرد و یک تصمیم گیرنده دارد .
7-    به اطلاعات پروژه امکان دسترسی وجود دارد.
8-    از مدیریت پروژه به عنوان منبع اولیه رهبری و تصمیم گیری استفاده می شود .
9-    خروجی های آسان با وابستگی اندک به حوزه های مهارتی دارد.
10- هزینه ای کمتر از 75 هزار دلار (در ایران و با توجه به شرایط دستمزد و کار رقمی حدود 90 میلیون تومان) دارد که سرمایه آن قابل وصول است .

بر این اساس می توان گفت:

اگر پروژه ای خروجی پیچیده ای داشته باشد پروژه کوچک نیست .
اگر محدوده گسترده باشد با حوزه های مهارتی زیادی در ارتباط است پس کوچک نیست.
یک پروژه کوچک می تواند بخشی از یک پروژه بزرگ باشد .
اعضای تیم پروژه کوچک معمولاً‌ نیمه وقت هستند.
پروژه کوچک با پروژه ساده شبیه است اما هر پروژه کوچکی لزوماً‌ ساده نیست .
پروژه ساده گاهی یک وظیفه است زمان و خروجی منحصر به فرد دارد حتی گاهی یک فرد می تواند انجام دهد.

خوب حالا حتما با خودتون می گویید که خوب فرقش چیه؟ همه پروژه ها یک نوع پروژه اند و ما باید آن ها را تمام کنیم. خوب البته صحبت شما درست است. اما این دسته بندی به ما کمک می کند بتوانیم با راهکارهای چابک تر و مناسب تری هر گونه ای از پروژه را هدایت کنیم. توجه کنید که مدیریت یک پروژه بزرگ مستلزم ساختارهای فراوان و چارت سازمانی و موارد بسیار زیاد دیگری است. اما در پروژه های کوچک این اصول برای دستیابی به حداقل هزینه و حداکثر راندمان با توجه به شرایط خاص پروژه های کوچک متفاوت خواهند بود.

برای مثال فرض کنید پروژه ی اندرویدی انجام محاسبات پایه برق را برای یک شرکت بر عهده گرفته اید. خوب اگر این پروژه در ابعاد یک پروژه کوچک است پس لزومی ندارد شما یک چارت سازمانی بزرگ برای هدایت آن داشته باشید. و حتی (همانگونه که در عمل هم همین طور است) شما خودتان به عنوان مدیر پروژه هستید و در کنار این کار چندین پروژه دیگر را نیز مدیریت می کنید. (چیزی که در پروژه های بزرگ عملا ممکن نیست.) همچنین در همین پروژه شما نقش مسئول پیگیری، برنامه نویس (مجری)، هماهنگ  کننده، منشی پروژه و ... را نیز بر عهده خواهید داشت.

حالا اگر بخواهید پروژه ی ساخت نرم افزار فتوشاپ نسخه اندروید را مدیریت کنید. با ساختار فوق ممکن نیست.

پس دسته بنده برای این است تا ما بتوانیم روشی علمی را برای پروژه های کوچک خود ایجاد کنیم تا ریسک کنترل پذیر پروژه های خود را به حداقل برسانیم. هدف تامین سه پارامتر در همه پروژه ها است (یعنی جمعا موفقیت پروژه):

1- انجام به موقع و با بودجه مقرر
2- تمام شدن پروژه
3- تامین خواست های ذی نفعان (برد-برد)

در ادامه مطلب چالش های پیش روی پروژه های کوچک را فهرست می کنیم و در مطلب بعدی به راه حل ها خواهیم پرداخت:

1- منابع ناکافی
2- با وجود برنامه ریزی ولی عدم کنترل کافی بر کارها
3- فقدان مستندات جاری پروژه با برنامه ریزی و گرازشات وضعیتی و گزارشات ریسک
4- زمانبندی غیر واقعی
5- عدم مشارکت از جانب حامی پروژه
6- عدم مشارکت تیم پروژه
7- مدیر بی تجربه یا مشکلات ناشی از عدم استفاده از مدیریت پروژه

8- مدیر ممکن است چند وظیفه داشته باشد و این پروژه را قربانی می کند مثلا یک متخصص در پروژه باشد و یا مسئولیت فعالیتهای عملیاتی را داشته باشد و یا مدیریت بیش از یک پروژه را داشته باشد.

9- پروژه کوچک معمولا تیم اختصاصی ندارند و در بدست آوردن منابع کلیدی دچار مشکل می شوند.

10- پروژه های کوچک معمولاً‌ دارای اولویت پائین هستند. لذا ممکن است از پشتیبانی مناسبی در سازمان برخوردار نشوند.
11- پروژه های کوچک باید سریع باشند. اگر برنامه ها سریع ایجاد نشوند و اطلاعات کلیدی به سرعت انتقال نیابند پروژه شکست می خورد.
12- حذف تکنیک های مدیریت پروژه با ساده فرض کردن پروژه
13- مشخص نکردن اهداف به صورت شفاف
14- استفاده از ابزارها و فرایندهای مدیریت پروژه خود یک چالش است چرا که بسیاری از ابزارها و فرآیندهای مدیریت پروژه برای پروژه های کوچک وجود ندارند.

خوب تا قبل از مطلب بعدی سعی کنید پروژه های خود را مجددا بررسی کنید. اگر پروژه موفق و یا شکست خوده ای داشته اید. نقش هر یک از عوامل فوق را در آن ها بسنجید. سعی کنید برای مقابله با هر یک از چالش های فوق راهکاری ارائه دهید. و اگر راهکار مناسب و یا چالش دیگری هم وجود دارد آ ن ها را در نظرات درج کنید تا من و سایرین هم استفاده کنیم.

یک مطلب را در ذهن داشته باشید: موفقیت در همه پروژه ها یک اصل مهم است. (روی کلمه همه تاکید می کنم). خوش نامی مدیر پروژه خود یک چالش بزرگ است. از یک سو مدیر خوش نام ممکن است پروژه ای را ساده فرض کند و از سوی دیگر مدیری توانا با شکست در پروژه ای کوچک ممکن است دچار "خجالت حرفه ای گردد".

در ادامه مطلب می خواهیم چالش هایی که در بالا ذکر شده است را بررسی کنیم. حتما الان فکر می کنید که از عنوان هر مورد می توان کل مطلب را فهمید و نیازی به این همه یسط و شرح وجود ندارد. خوب البته آنچه فکر کرده اید درست است! ولی به دو نکته توجه کنید:

1- بخش عمده علم مدیریت مطالبی است که اغلب وقتی آن ها را می خوانیم، با خود می گوییم "این ها را بلد بودم" و "این کتاب های مدیریت هم که فقط چیزهایی که بلد هستیم پیچیده تر به خود ما تحویل می دهند" و موارد مشابه. ولی یک واقعیت وجود دارد و آن این است که اگر ما این مطالب را بلد بوده ایم پس چرا هنوز موفق نشده ایم زمان، پروژه ها، فکر، کارهای روزانه، روابط و ... را درست مدیریت کنیم؟ واقعیت این است که ما این مطالب را می دانیم ولی این مطالب برای ما کاربردی نیستند. معمولا این کتاب ها ساختاری نظام مند برای رسیدن به این اهداف ارائه می کنند.

2- بدون تکرار مداوم مطالب مهم برای ما آن ها در وجود ما نهادینه نمی شوند. پس بررسی یک موضوع در ساده ترین حالت به ما کمک می کند تا آن ها را همیشه در ذهن داشته باشیم.

3- تا موضوعی را کامل شرح ندهیم جوانب آن برای ما روشن نمی شود. در هر جنبه ای که باشد باید یاد بگیریم کاغذ و قلم برداریم و درباره آن بنویسیم. حالا می خواهد برنامه اندروید تان باشد یا برنامه ریزی کوه آخر هفته. تا بررسی نشود و مورد بحث قرار نگیرد کامل نخواهد شد.

4- خیلی زمانه بدی شده است. همیشه عجله داریم و لیست می خواهیم. لیست هایی که تمامی ندارد. لیست صد کتابی که قبل از مرگ باید بخوانیم. لیست مکان های دیدنی. لیست کارهای مدیریت زمان. لیست چالش های پروژه های کوچک و هزاران لیست دیگر. یک سوال: آیا تا حالا شده این لیست ها را اجرایی کنید؟ خیر؟ البته عملی نیست. چرا که تا موضوعی باز نشود اجرایی نمی گردد.

خوب برویم سراغ اصل مساله:

1- منابع ناکافی

خوب اصلا منابع پروژه یعنی چه؟ یعنی هر آنچه می تواند پروژه را در رسیدن به موفقیت یاری کنند و فقدان آن ها می تواند منجر به عدم موفقیت پروژه گردد. تعدادی از این منابع که به ذهن می رسند (البته در بحث کلاسیک منابع کاملا دسته بندی و محدود می شوند. چیزی که ما در اینجا از آن طفره می رویم)

1- منابع مالی
2- منابع انسانی
3- منابع تجهیزاتی
4- منابع اطلاعاتی
5- منابع زمانی

درباره منابع مالی:
خوب در این باره مطلب زیاد هست اما اون مقداری که فعلا باید بهش توجه کنیم و البته دربارش فکر کنیم اینه که چالش فقط این نیست که ما در پایان پروژه نتوانیم از کارفرما پولی دریافت کنیم. مواردی که به ذهن من می رسند این ها است:

- در مرحله برآورد قیمت پروژه به نحوه و زمان دستیابی به منابع مالی توجه نمی شود. برای مثال فرض کنید قرار است پروژه اندرویدی شما یک ماه دیگر تکمیل شود. خوب فرض کنید پیش پرداختی دریافت نکرده اید. در اواسط پروژه به علت ضعف بنیه مالی مجبور خواهید بود چندین پروژه دیگر را نیز در دست بگیرید تا بتوانید منابع مالی کسب کنید. به این ترتیب تهدیدی در پیش روی شماست. حال اگر پروژه شما شامل برون سپاری کار و استخدام نفرات و ... هم باشد که دیگر هیچ.

- منابع (مالی) در زمان مناسب صرف نمی شوند. بسیار پیش آمده است که در جایی صرفه جویی کرده ایم و از جای دیگر ضربه خورده ایم. (مثل معروف تله میمون را یادآور می شوم) مثلا جایی که باید چند نفر را استخدام می کردیم برای صرفه جویی استخدام نکرده ایم و حالا کل پروژه در معرض شکست است. و چه بسیار هم پیش آمده ولخرجی در ابتدای پروژه، در پایان راه کل پروژه را با شکست رو به رو کرده است.

- عموما در مورد دستیابی به منابع مالی خیلی خوش خیال هستیم و یا از طرف دیگر خیلی بدبین. البته بدبینی در این مورد به شما کمتر از خوش بینی ضرر خواهد زد. هر چند هر دو مشکل ساز خواهند بود.

- عدم رعایت جوانب حرفه ای کار در حصول درآمد از کارفرما. فکر کنم خیلی برامون پیش آمده باشه که توی رو در بایستی و یا هر عامل دیگری پول را از کارفرما نگرفته ایم و بعد که به مشکل برخورده ایم پشیمان شده ایم. پس وقت آن است که درس بگیریم!

- موارد زیاد دیگری هم هست که منتظرم شما یادآوری کنید

درباره منابع انسانی:

چند وقت پیش یک صحبتی از آقای شعبانعلی را گوش می کردم که یک نکته خیلی جالب در قالب یک خاطره در آن ذکر کردند که خلاصه آن این است که منابع انسانی که در اختیار شما به عنوان یک مدیر است به اندازه کلیه نفراتی است که می توانید روی آن ها تاثیرگذار باشید. حتی اگر این نفرات کارفرمایان شما باشند با این حال جزو منابع انسانی شما محسوب خواهند شد.

به زودی این بخش تکمیل خواهد شد!